Leistungsfähige Mitarbeiter sind das beste und nachhaltigste Kapital jedes Unternehmens. Mitarbeiter können nur leistungsfähig sein, wenn sie gesund sind. Die Anstrengungen, Mitarbeiter gesund und fit zu halten, werden als „betriebliches Gesundheitsmanagement“ (BGM) bezeichnet. Hierunter fallen Maßnahmen zum Arbeitsschutz, zur Prävention, die Verpflichtung von Betriebsärzten und vieles mehr.

Obwohl das BGM einen hohen Stellenwert in Unternehmen genießt, sind die Maßnahmen und Tools dazu in vielen Unternehmen schwach ausgeprägt. Die Studie BGM IM MITTELSTAND 2019/2020 zeigt dies und leitet deutliche Verbesserungspotenziale auf. Die Organisation der BGM Maßnahmen ist aufwändig und wird meist nur in größeren Unternehmen konsequent verfolgt.

Mit xund@work steht ein neuer BGM-Ansatz zur Verfügung, der insbesondere für kleinere und mittlere Betriebe einen niederschwelligen Einstieg ermöglicht. Aus Sicht des Unternehmens sind dazu folgende Schritte notwenig:

Schritt 1: Festlegung des BGM-Teilnehmerkreises

Es muss zunächst festgelegt werden, welche Mitarbeiteram xund@work-BGM teilnehmen dürfen. Hierzu ist pro Mitarbeiter ein Budget zu definieren, über das er/sie zur eigenen Gesunderhaltung frei verfügen darf. Dieses Budget wird jahresweise festgelegt und kann 100, 200, 600 oder auch mehr betragen. Es sind einheitliche Budgets oder gestaffelte Budgets nach Teilnehmenkreisen möglich (z.B. Führungskräfte/Mitarbeiter oder Gruppierungen nach Arbeitsplatz-Anforderungen).

Die Mitarbeiter erhalten dieses Budget in der Regel als zweckgebundene Gehaltsumwandlung oder zweckgebundene Gehaltserhöhung. Die Gehaltserhöhung kann auch als befristete Zulage vereinbart werden. Wir empfehlen für den Einstieg in xund@work ein einheitliches Budget für alle Mitarbeiter. Das Budget kann jährlich angepasst werden.

Steht der BGM-Teilnehmerkreis dann fest, werden die begünstigten Mitarbeiter auf xund@work angemeldet und der individuelle Zugang freigeschaltet.

Schritt 2: Information der Mitarbeiter

Jeder mitarbeiter, der am xund@work-BGM  teilnehmen darf, muss informiert werden. Ist der der technische Zugang etabliert, hat der Mitarbeiter eine Auswahl von hunderten Angeboten. Diese Angebote sollten aktiv im Unternehmen kommuniziert werden. Besonders eignen sich themenspezifische Angebote („Fokusbereiche“) zur Kommunikation. Sie lassen sich anlassbezogen einfach kommunizieren, seien es Angebote für den Urlaub (z.B. Sonnenschutzcremes), für das Homeoffice (z.B. Fitness-Apps) oder Vorsorge-Checkups.

Die Kommunikation erfolgt am besten per Intranet oder Email. Auch Aushänge oder Hinweise in Kaffeeküchen oder Besprechungszimmern sind hilfreich.

Schritt 3: Abrechnung der Auslagen

Wenn die Mitarbeiter Gesundheitsangebote auf xund@work gebucht und in Anspruch genommen haben, reichen sie die Rechnungsbelege dafür auf xund@work ein. Der Mitarbeiter muss dabei angeben, ob und wie hoch die Beteiligung der Krankenkasse am Rechnungsbetrag ist.  Das xund@work-Team prüft dann, ob die Rechnungen zu den Buchungen passen.

Die geprüften Rechnungen mit den kompletten oder Teilrechnungsbeträgen werden dann vom Unternehmen in die Gehaltsabrechnung übernommen. Hierbei können steuerliche Optimierungen vorgenommen werden:

• steuerfreie Erstattung, sofern es sich um eine BGM-Leistung gemäß §20 SGBV handelt
• steuerfreie Ersattung, sofern es sich um eine steuerfreie Sachbezugsleistung handelt

Schritt 4: Optimierung

Nach den ersten Monaten oder dem ersten Jahr können die Buchungen analysiert werden und daraus Maßnahmen abgeleitet werden. Die Analysen werden auf anonymisierten Daten des laufenden Jahres durchgeführt.

Folgende Analysen sind hilfreich:

• Welche Artikel und Leistungen werden bevorzugt abgerufen?
• Gibt es Budgets, die zum Jahresende nicht ausgewchöpft wurden?
• Welches Buchungsprofil kann für Teilnehmergruppen abgeleitet werden?
• Werden neu hinzugekommene Angebote hinreichend wahrgenommen?
• Welche Angebote und Leistungen fehlen im Angebotsportfolio?

In Zusammenarbeit mit den zuständigen Personalverantwortlichen und ggf. vorhandenen Betriebsärzten können dann entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden.